Privacybeleid

PRIVACYVERKLARING – PRJ-Support BV

Laatste update: 16 december 2025

1. Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door:

PRJ-Support BV
Bruggestraat 702, 8930 Menen, België
Ondernemingsnummer: 0668.709.288 – BTW: BE 0668.709.288
E-mail: info@prj-support.be

PRJ-Support BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

2. Over welke persoonsgegevens gaat het?

Afhankelijk van hoe je met ons contact opneemt of een bestelling plaatst, kunnen we de volgende categorieën gegevens verwerken:

2.1. Identificatie- en contactgegevens

Voornaam, naam
E-mailadres, telefoonnummer
Facturatie- en leveringsadres

2.2. Professionele gegevens (B2B)

Bedrijfsnaam, BTW-nummer, ondernemingsgegevens
Contactpersoon en functie (indien opgegeven)

2.3. Bestel- en transactiegegevens

Bestelde producten, aantallen, prijs, korting, lot/partij-informatie
Factuurgegevens, betaalstatus, creditnota’s
Communicatie over de bestelling (vragen, offertes, bevestigingen)

2.4. Technische en gebruiksgegevens (website)

IP-adres, browser- en toestelgegevens, logs
Cookiegegevens en voorkeuren (waar van toepassing)

2.5. Klantenservice en communicatie

Inhoud van berichten die je ons stuurt (e-mail/webformulier)
Eventuele bijlagen die je vrijwillig meezendt (bv. foto’s/typenummers voor compatibiliteitsvraag)

Wij vragen in principe geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens). Als je zulke gegevens toch vrijwillig doorstuurt, vragen we je dat te vermijden.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens en op welke rechtsgrond?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een rechtsgrond bestaat, zoals voorzien in de GDPR (o.a. toestemming, contract, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang). gdpr-info.eu

3.1. Bestellingen, leveringen en klantenbeheer (contract)

Verwerken en uitvoeren van bestellingen (inclusief “as-is”/refurbished/lot-verkoop)
Levering/afhaling organiseren, track & trace communiceren
Klantenservice en praktische communicatie

Rechtsgrond: noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. gdpr-info.eu

3.2. Facturatie, boekhouding en fiscale verplichtingen (wettelijke verplichting)

Opstellen en bewaren van facturen, creditnota’s, boekhoudstukken
Voldoen aan wettelijke boekhoud- en fiscale verplichtingen

Rechtsgrond: wettelijke verplichting. gdpr-info.eu+1

3.3. Beveiliging, fraude- en misbruikpreventie (gerechtvaardigd belang)

Beveiliging van onze website en systemen (logging, detectie van misbruik)
Voorkomen van fraude, onbetaalde transacties, ongeoorloofd gebruik

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (netwerk- en bedrijfsbeveiliging). gdpr-info.eu

3.4. Marketing en commerciële communicatie (toestemming of gerechtvaardigd belang)

Nieuwsbrieven/promoties (als je je inschrijft of wanneer wettelijk toegestaan)
Meten van basale effectiviteit (bv. of een mail geopend werd), indien we zulke tools gebruiken

Rechtsgrond: toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van het kanaal en de relatie. Je kan je altijd uitschrijven via de afmeldlink of via info@prj-support.be.

3.5. Cookies en vergelijkbare technologieën (toestemming waar vereist)

Functionele cookies (noodzakelijk)
Analytische/marketingcookies (indien gebruikt)

Rechtsgrond: toestemming waar wettelijk vereist; noodzakelijke cookies op basis van gerechtvaardigd belang/noodzaak voor dienstverlening (afhankelijk van cookie-type).

4. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de doelen hierboven, en waar passend onder een verwerkersovereenkomst.

Mogelijke ontvangers:

Hosting- en IT-dienstverleners (website, e-mail, security, back-ups)
Betalingsdienstverleners (betalingstransacties, chargeback-afhandeling)
Transporteurs/koeriers (levering, track & trace)
Boekhouder/financiële dienstverleners (boekhouding, audit)
Professionele adviseurs (juridisch, fiscaal) wanneer noodzakelijk
Overheidsinstanties wanneer wettelijk verplicht

Wij verkopen je persoonsgegevens niet.

5. Doorgifte buiten de EER

Sommige dienstverleners kunnen (onder)aannemers of infrastructuur buiten de Europese Economische Ruimte gebruiken. In dat geval nemen wij passende waarborgen (bijv. standaardcontractbepalingen) en beperken we doorgifte tot wat noodzakelijk is.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig.

Richtlijnen (indicatief):

Boekhoud- en factuurgegevens: minimaal 7 jaar na het belastbare tijdperk, conform publieke overheidsinformatie. Belgium
In de praktijk kunnen bepaalde fiscale richtlijnen ook een langere bewaartermijn vermelden (bv. 10 jaar of uitzonderingen per documenttype). Daarom kunnen we bepaalde stukken langer bewaren wanneer dit wettelijk of verdedigbaar vereist is. hub.info
Klantenservice-correspondentie: zolang nodig voor opvolging + redelijke periode voor bewijsvoering/geschillen.
Website logs/security: beperkte periode, proportioneel aan beveiligingsdoelen.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, zoals:

toegangsbeheer (need-to-know),
beveiligde verbindingen (waar van toepassing),
logging en monitoring,
back-ups en basisbescherming tegen misbruik.

Geen enkel systeem is 100% veilig; bij incidenten handelen wij conform de wettelijke vereisten.

8. Jouw rechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, de volgende rechten:

recht op inzage
recht op rectificatie
recht op wissing (in bepaalde gevallen)
recht op beperking van verwerking
recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit)
recht op bezwaar (o.a. tegen direct marketing)
recht om toestemming in te trekken (waar verwerking op toestemming steunt)

Je kan je rechten uitoefenen via info@prj-support.be met als onderwerp “Privacy”. We kunnen vragen om een redelijke verificatie van je identiteit.

9. Klachten bij de toezichthouder

Als je meent dat wij je persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, kan je een klacht indienen bij de Belgische toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Je kan ook online of per post klacht indienen via de procedures van de GBA. Gegevensbeschermingsautoriteit+1

10. Cookies (korte samenvatting)

Onze website kan cookies gebruiken voor werking, beveiliging en (indien geactiveerd) analyse/marketing. Waar wettelijk vereist vragen wij toestemming via een cookiebanner. Je kan cookies ook beheren via je browserinstellingen. (Indien je een aparte Cookie Policy wil, pot să ți-o scriu separat.)

11. Minderjarigen

Onze webshop is niet gericht op minderjarigen. Als je denkt dat een minderjarige ons persoonsgegevens heeft bezorgd, contacteer ons zodat we passende stappen kunnen nemen.

12. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen (bv. bij wijzigingen aan onze website, diensten of wetgeving). De meest recente versie is steeds van toepassing vanaf publicatie.